Platform op maat
Heat: van aanvraag tot draaiboek in één platform
Voor Heat Catering bouwden we een platform dat losse aanvragen, offertes en eventplanning samenbrengt, zodat het team elk dossier van eerste contact tot factuur kan opvolgen. Offertes lopen na online akkoord door naar een event met draaiboek, materiaal en facturatie via Billit. In drie maanden steeg het aantal aanvragen van 10 naar 180 per maand, een groei die we niet uitsluitend aan het platform toeschrijven.
- Klant
- Heat
- Jaar
- 2026
- Type
- Platform op maat
| Kerngegeven | Invulling |
|---|---|
| Sector | Catering en traiteur |
| Wie het gebruikt | Sales, eventplanning, keuken en het team op locatie |
| Onderdelen | Aanvragen, offertes, online akkoord, events, draaiboeken, materiaal, facturatie en salesdashboard |
| Gekoppelde systemen | Billit voor facturatie en het leveranciersplatform voor productprijzen |
| Status | Live |
Resultaat
10 → 180
aanvragen per maand in drie maanden, een groei die we niet alleen aan het platform toeschrijven
Het verhaal
Wat we bouwden.En waarom zo.
De uitdaging
Een aanvraag, een offerte en een draaiboek gingen over hetzelfde event, maar de informatie zat verspreid over tabellen, mails en aparte planningen. Het team moest telkens opnieuw gegevens samenzoeken en offertes opbouwen. Kostprijzen en afspraken waren daardoor moeilijk mee te nemen van het eerste voorstel naar de uitvoering.
Ook de commerciële opvolging vroeg overzicht. Welke aanvragen waren volledig? Welke offertes waren geopend? Waar was nog geen beslissing genomen? Heat had behoefte aan CRM op maat waarin die vragen aansluiten op het echte werk.
Onze aanpak
We bouwden de flow rond één dossier. Een aanvraag wordt voorbereid en ontbrekende informatie wordt zichtbaar. Een conceptantwoord staat klaar, versturen doet een mens. De offertesoftware werkt met herbruikbare blokken en productprijzen uit het leveranciersplatform. Tijdens het opstellen ziet het team de kostprijs en marge, zodat een afwijking bewust wordt beoordeeld.
De klant geeft online akkoord op de offerte. Het dossier loopt vervolgens door naar een event in de planningstool, met de praktische afspraken, het draaiboek en het benodigde materiaal. Zo werkt het team op de dag zelf vanuit de informatie die tijdens de voorbereiding is opgebouwd.
Ook de facturatie hoort bij die flow. Voorschotfactuur en saldofactuur lopen via Billit. Het salesdashboard maakt de stand van aanvragen en offertes zichtbaar, waaronder offertes die wel geopend zijn maar nog op een beslissing wachten.
Het resultaat
Heat volgt de hele doorloop in één omgeving: van aanvraag en offerte tot bevestigd event, uitvoering en facturatie. Het team hoeft de planning en afspraken niet meer uit verschillende bronnen samen te zoeken. Sales ziet welke dossiers opvolging vragen, terwijl de uitvoering verderwerkt op het akkoord van de klant.
In drie maanden ging Heat van 10 naar 180 aanvragen per maand. Dat is het vastgestelde resultaat in die periode, zonder de groei alleen aan het platform toe te schrijven. Het platform geeft het team een gezamenlijke structuur om die aanvragen te verwerken en door te laten lopen naar het event.
Jouw project
Zin in zoiets?Vertel wat je wil bouwen.
Vertel wat je wilt bouwen en hoe je vandaag werkt. Samen bekijken we de eerste stap en welke informatie nog nodig is.
Contact
Samenwerken?Vertel wat je wil bouwen.
Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen?Laat een berichtje achter over je vraag of project.
