Dashboards

Jabeja Admin: het platform waarop ons bureau draait

Voor ons eigen bureau bouwden we Jabeja Admin, omdat planning, uren en klantopvolging verspreid zaten over losse tools. Het platform brengt de roadmap per klant, de briefing per taak, urenregistratie, facturatie, CRM en Docs samen. Daardoor zien we bij een klant wat gepland is, wat er gebeurt en welke uren bij dat werk horen.

DashboardsBedrijfssoftwareProjectbeheer

Klant: Jabeja
Jaar: 2026
Type: Dashboards

Urenoverzicht in Jabeja Admin met fictieve uren gekoppeld aan klanten

Kerngegevens van de case Jabeja Admin
Kerngegeven	Invulling
Sector	Maatwerksoftware en digitale dienstverlening
Wie het gebruikt	Projectopvolging, uitvoering, sales en administratie
Onderdelen	Roadmap per klant, taakbriefings, takenbord, urenregistratie, facturatie, CRM, leads, Docs en dashboards
Gekoppelde systemen	Interne koppelingen tussen klantgegevens, taken, uren, facturatie en Docs
Status	Live, dagelijks in gebruik

Het verhaal

Wat we bouwden.En waarom zo.

Zoiets voor jou? Jabeja!

De uitdaging

Ons werk begint bij een vraag van een klant en loopt verder in overleg, voorstellen, taken en opvolging. Bij een lopende samenwerking komt daar telkens nieuw werk bij. Een overzicht per project volstaat dan niet: we moeten ook zien welke vragen nog wachten, wat prioriteit heeft en wat eerst besproken moet worden.

Planning, uren en opvolging zaten in losse tools. Om de stand van een project te kennen, moesten we informatie uit verschillende schermen samenbrengen. Een taak beschreef het werk, de uren stonden elders en de achtergrond zat in notities. Dat maakte het lastig om de samenhang tussen een afspraak, de uitvoering en de facturatie te volgen.

Daarom bouwden we bedrijfssoftware op maat rond de werking van ons bureau. Het vertrekpunt was het klantwerk zelf, van eerste contact tot verdere verbetering.

Onze aanpak

Elke klant heeft een roadmap. Daarin zetten we gepland werk en nieuwe vragen in een volgorde die helpt om prioriteiten te bespreken. Vanuit die roadmap wordt het werk concreet in taken. Elke taak krijgt een briefing die beschrijft wat er moet gebeuren en welke context nodig is. De status maakt zichtbaar waar het werk staat.

De urenregistratie hangt aan die taken. Een uur staat daardoor bij het werk waarvoor het is gemaakt, binnen de juiste klant en het juiste project. Dat maakt de overgang naar facturatie beter te volgen: de administratie kan de geregistreerde uren verbinden met het uitgevoerde werk.

Ook de commerciële kant zit in dezelfde omgeving. In het CRM op maat volgen we leads en klantrelaties op. Een nieuwe vraag blijft zo herkenbaar als onderdeel van de relatie met die klant, naast de projecten die al lopen.

Docs bundelt briefings, afspraken en achtergrondinformatie. Het team heeft daardoor een vaste plek om de context van een klant of opdracht te raadplegen. De documenten ondersteunen de taken en roadmaps, zodat een korte taakomschrijving niet alle voorgeschiedenis hoeft te bevatten.

De dashboards geven overzicht over projecten, taken en uren. We gebruiken het samengebrachte beeld voor de dagelijkse opvolging en openen het onderliggende werk wanneer meer detail nodig is.

Het resultaat

Jabeja Admin geeft ons één omgeving om klantwerk op te volgen. Bij een klant zien we de roadmap en taken, met de briefings die uitleggen wat er moet gebeuren. De geregistreerde uren blijven verbonden met dat werk en vormen de basis voor de verdere administratieve opvolging. De context blijft beschikbaar in Docs. Leads en klantrelaties staan naast de uitvoering, waardoor commerciële opvolging en projectwerk op dezelfde klantinformatie aansluiten. We hoeven de stand van een project niet meer telkens uit losse overzichten samen te stellen.

Het platform is dagelijks in gebruik binnen ons bureau. We verbeteren het vanuit de vragen die tijdens het werk ontstaan. Zo gebruiken we zelf de aanpak die we ook voor klanten toepassen: de bedrijfswerking vertalen naar software en die verder aanpassen aan de praktijk.

Zoiets voor jou? Jabeja!